Uprawnienia i certyfikaty: wygasające widać, zanim wygasną

Uprawnienie zapisujesz z rodzajem: SEP, UDT, prawo jazdy, praca na wysokości, sanepid, ppoż., spawalnicze albo inne, a do tego z nazwą doprecyzowującą zakres, numerem, organem i datami. Data ważności bywa pusta i to jest w porządku: bezterminowe prawo jazdy kategorii B jest po prostu aktualne i nie zaśmieca alertów. Skan trafia do zabezpieczonego miejsca, dostępnego tylko po zalogowaniu, więc kopia uprawnienia nie krąży po mailach.

Dzwonek w aplikacji prowadzi wprost do uprawnień po terminie i wygasających. Raz w tygodniu administrator i kierownik kadr dostają jeden e-mail ze wszystkim, co wymaga uwagi, zebranym z badań, uprawnień i legalizacji, zamiast trzech osobnych powiadomień. Rzeczy po terminie wracają, aż ktoś je odnowi. Pracownik dostaje powiadomienie i widzi swoje uprawnienia na profilu. Rejestr pracuje tak samo przy dwudziestu i przy kilku tysiącach wpisów.

Obok czterech rejestrów ustawowych jest piąty, w którym terminy nazywacie sami: przegląd wózka, koniec polisy, odnowienie licencji, aneks do umowy najmu, przegląd gaśnic. Termin dotyczy konkretnej osoby albo całej firmy, a wyprzedzenie przypomnienia ustawiacie przy każdym z osobna, bo o przeglądzie wystarczy tydzień, a polisę trzeba zdążyć wynegocjować. Dalej idzie tą samą drogą co pozostałe: dzwonek, cotygodniowy e-mail, ten sam widok statusów. Załatwiony termin zostaje w rejestrze jako dowód, że zrobiono go na czas, zamiast znikać razem z wpisem.