e-Teczka: akta osobowe w układzie A–E, z limitem przechowywania
Akta osobowe w układzie A–E, z okresem przechowywania liczonym automatycznie i datą, do której trzeba je trzymać.
Tak to wygląda w Kadrello
Akta osobowe · Anna Kowalska
Marketing · Umowa o pracę
Przebieg zatrudnienia · wykaz
Przechowywanie
10 lat
od końca roku, w którym ustało zatrudnienie
Kto otwierał akta
Elektroniczne akta osobowe
Pięć części akt z chronologicznym wykazem dokumentów. Dokument podpisany w aplikacji trafia do właściwej części sam, a każde otwarcie akt zostaje zapisane.
Pięć części, każda na swoje dokumenty
Część A to rekrutacja, B przebieg zatrudnienia, C ustanie stosunku pracy, D kary porządkowe, E kontrola trzeźwości. Dokument trafia do właściwej części sam, a wykaz układa się chronologicznie sam. Dokument podpisany elektronicznie ląduje w aktach od razu po podpisie, a Kadrello pokazuje, czego w danej części brakuje, i pozwala to wygenerować z szablonu, zamiast szukać wzoru w internecie.
Licznik okresu przechowywania
Okres przechowywania Kadrello liczy dla każdej kartoteki osobno, z daty ustania stosunku pracy i z tego, kiedy dana osoba była zatrudniona, i pokazuje dzień, do którego akta trzeba trzymać. Raz w roku przeglądasz więc listę tych, które można już zniszczyć, zamiast trzymać wszystko bezterminowo na wszelki wypadek.
Kto co widzi
Pracownik ma wgląd we własne akta bez proszenia kadr o kopię i bez skanowania czegokolwiek na życzenie. Dostęp ogranicza rola, a każde otwarcie i pobranie dokumentu zostaje w dzienniku audytu, z osobą i datą.
Co trafia do której części
Rodzaj dokumentu wybiera część sam, a przy ręcznym dodawaniu wskazujesz ją Ty.
| A | kwestionariusz kandydata, świadectwa z poprzednich firm, skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych |
|---|---|
| B | umowa i aneksy, informacja o warunkach zatrudnienia, szkolenia BHP, badania okresowe i kontrolne, PPK, praca zdalna |
| C | wypowiedzenie lub rozwiązanie, kopia świadectwa pracy, wniosek o sprostowanie |
| D | kary porządkowe, usuwane po zatarciu |
| E | kontrola trzeźwości, przechowywana nie dłużej niż rok |
Co dokładnie robi ten moduł
- Części A, B, C, D i E, każda na swoje dokumenty
- Chronologiczny wykaz dokumentów w każdej części
- Okres przechowywania liczony od końca roku ustania zatrudnienia
- Dokumenty podpisane elektronicznie odkładane do akt automatycznie
- Brakujące dokumenty generowane z szablonów
- Dostęp pracownika do własnych akt, każde otwarcie w audycie
Najczęstsze pytania
Skąd Kadrello wie, do której części trafia dokument?
Po jego rodzaju: umowa i aneksy trafiają do części B, dokumenty z rekrutacji do A, rozwiązanie stosunku pracy do C. Przy ręcznym dodawaniu część można wskazać samemu, a wykaz w każdej z nich układa się chronologicznie, bez ręcznego numerowania.
Czy pracownik zajrzy do własnych akt bez pytania kadr?
Tak, ze swojego portalu, i widzi wyłącznie własną teczkę. Każde otwarcie i pobranie dokumentu, także przez kadry, zostaje w dzienniku audytu z osobą i datą.
Czy elektroniczne akta osobowe są równoważne papierowym?
Tak, i Kadrello prowadzi dokładnie ten układ, od którego to zależy: części A–E, chronologiczny wykaz i policzony okres przechowywania. Dokumenty w formie pisemnej podpisujesz kwalifikowanie albo trzymasz na papierze.
Skąd Kadrello zna datę, do której trzeba trzymać akta?
Z roku rozpoczęcia zatrudnienia i z daty jego ustania: dla nowszych kartotek wychodzi dziesięć lat, dla starszych pięćdziesiąt. Datę widać przy każdej teczce, a raz w roku dostajesz listę tych, które można już zniszczyć.
Powiązane moduły
Urlopy i nieobecności
Automatyczne naliczanie urlopu według Kodeksu pracy: 1/12 w pierwszym roku, 20 albo 26 dni, urlop zaległy, a obok w jednym kalendarzu każda inna nieobecność.
Ewidencja czasu pracy
Karta ewidencji czasu pracy zgodna z Kodeksem pracy: godziny, nadgodziny, zatwierdzanie i dane, które wchodzą prosto na listę płac.
Zobacz ten moduł w działaniu
Ten moduł jest częścią platformy, w której kadry, czas pracy i płace korzystają z tego samego kompletu danych. Umów demo albo sprawdź, w którym planie się znajduje.