e-Teczka: akta osobowe w układzie A–E, z limitem przechowywania
W module e-Teczka prowadzone są akta osobowe w układzie zgodnym z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu. System automatycznie wylicza okres przechowywania dokumentacji oraz wskazuje termin, do którego powinna być przechowywana.
Pięć części, każda na swoje dokumenty
Część A obejmuje dokumenty związane z rekrutacją, część B dokumentację dotyczącą przebiegu zatrudnienia, część C dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, część D dokumentację dotyczącą kar porządkowych, a część E dokumentację związaną z kontrolą trzeźwości.
Każdy dokument jest automatycznie przypisywany do właściwej części akt osobowych, a wykaz dokumentacji prowadzony jest chronologicznie, zgodnie z wymaganiami rozporządzenia.
Dokumenty podpisane elektronicznie są automatycznie dodawane do akt osobowych bezpośrednio po ich podpisaniu przez pracownika. System monitoruje również kompletność dokumentacji i wskazuje bezpośrednio w aktach, którego dokumentu brakuje w danej części. Brakujący dokument można szybko wygenerować na podstawie gotowego szablonu.
Licznik okresu przechowywania
Dla zatrudnienia od 2019 roku obowiązuje dziesięcioletni okres przechowywania, dla starszego pięćdziesięcioletni. Termin liczy się od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Kadrello pokazuje datę, do której akta muszą być przechowywane, i sygnalizuje, kiedy można je zniszczyć.
To właśnie w tym obszarze papierowa teczka wyraźnie przegrywa z rozwiązaniem cyfrowym. W Kadrello licznik okresu przechowywania prowadzony jest osobno dla każdej kartoteki, dzięki czemu można łatwo i regularnie, na przykład raz w roku, zweryfikować, które dokumenty nadal podlegają przechowywaniu, a które można już usunąć.
Kto co widzi
Pracownik ma wgląd we własne akta, bez pytania kadr o kopię i bez skanowania czegokolwiek na życzenie. Dostęp do akt jest ograniczony rolą, a każde otwarcie i pobranie dokumentu zostaje zapisane w dzienniku audytu.
Co dokładnie robi ten moduł
- Części A, B, C, D i E prowadzone zgodnie z wymaganiami rozporządzenia
- Chronologiczny wykaz dokumentów w każdej części akt osobowych
- Automatyczne wyliczanie okresu przechowywania: 10 lub 50 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie
- Automatyczne zapisywanie dokumentów podpisanych elektronicznie we właściwej części akt
- Szybkie generowanie brakujących dokumentów na podstawie gotowych szablonów
- Dostęp pracownika do własnych akt osobowych
Najczęstsze pytania
Czy elektroniczne akta osobowe są równoważne papierowym?
Tak, przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, pod warunkiem zachowania wymaganego układu, chronologii i okresu przechowywania. Dokumenty, dla których prawo wymaga formy pisemnej, wymagają podpisu kwalifikowanego.
Dziesięć lat czy pięćdziesiąt?
Dziesięć dla zatrudnienia rozpoczętego od 2019 roku. Dla zatrudnienia z lat 1999–2018 pięćdziesiąt, chyba że pracodawca złożył do ZUS oświadczenie OSW i raporty informacyjne RIA, co skraca ten okres do dziesięciu lat. Zatrudnienie sprzed 1999 roku to zawsze pięćdziesiąt lat, bez możliwości skrócenia. Licznik w e-Teczce rozstrzyga to dla każdej kartoteki osobno.
Powiązane moduły
Zobacz go w działaniu
Ten moduł jest częścią platformy, w której kadry, czas pracy i płace korzystają z tego samego kompletu danych. Umów demo albo sprawdź, w którym planie się znajduje.