Biura rachunkowe i kadrowo-płacowe
Kadry i płace wielu firm z jednego konta
Prowadzisz kadry i płace dla kilku, kilkunastu albo kilkudziesięciu firm. Każda z nich jest w Kadrello osobną firmą z własnymi danymi, a Ty pracujesz na nich wszystkich bez wylogowywania się i widzisz je razem w jednej konsoli. Dostęp do każdej z nich masz za zgodą tej firmy, a firma w każdej chwili widzi, kto z Twojego zespołu z niego korzysta.
Jedno konto, wszystkie obsługiwane firmy
Biuro zakłada własne konto, osobne od kont firm, które obsługuje. Każdy klient pozostaje w Kadrello odrębną firmą z własną kartoteką, własnymi umowami, własną listą płac i własnym archiwum dokumentów. Nic się między nimi nie miesza: nie ma wspólnej listy pracowników, wspólnych działów ani raportu, który zsumowałby dwie firmy w jedną liczbę.
Przełączanie między nimi nie wymaga wylogowania ani drugiego hasła, a po przejściu do kolejnej firmy jesteś tam, gdzie byłaś. Robiąc to samo zadanie u kilkunastu klientów, przechodzisz więc między firmami, a nie za każdym razem przez całe menu. Nic z danych poprzedniej firmy nie przechodzi przy tym do następnej.
Konsola z obrazem wszystkich firm naraz
Osobna konsola biura pokazuje wszystkich klientów w jednej tabeli: liczbę pracowników, plan, na którym firma pracuje, stan współpracy i to, kto z Twojego zespołu ma do niej dostęp. Jest to obraz portfela, a nie kartotek: sprawy pracowników zostają w firmie, której dotyczą, i nigdzie nie stają obok siebie osoby z dwóch różnych klientów.
Z tej samej konsoli zapraszasz nową firmę, przyjmujesz zgłoszenia firm, które podały Twój kod, prowadzisz zespół biura i widzisz rachunek: ile miejsc jest liczonych, które firmy płacą same i za które płaci biuro.
O tym, co dzieje się po stronie klientów, nie musisz pamiętać sam. Przyjęcie zaproszenia, odmowa, zgłoszenie firmy, która podała Twój kod, wycofanie takiego zgłoszenia i zakończenie współpracy trafiają na skrzynkę właścicieli biura, a oczekujące zgłoszenia widać już przy wejściu do konsoli.
Współpracę zaczyna zgoda firmy, nie decyzja biura
Dostępu do danych firmy nie da się w Kadrello wziąć samemu. Współpraca powstaje na trzy sposoby i w każdym z nich zgodę wyraża strona, która nie złożyła propozycji. Biuro zaprasza firmę po numerze NIP, a administrator tej firmy przyjmuje zaproszenie w swoich ustawieniach. Albo firma wpisuje u siebie kod biura, a właściciel biura przyjmuje zgłoszenie w konsoli. Albo biuro samo zakłada firmę, której wcześniej nie było, i wtedy zgoda nie jest potrzebna, bo firma powstaje z ręki biura.
Zakres dostępu wybiera firma, nie biuro: rola kadrowa jest domyślna, rola administratora jest świadomym rozszerzeniem. Biuro przyjmujące zgłoszenie nie może tego zakresu poszerzyć.
Zakończyć współpracę może każda ze stron, a firma może to zrobić samodzielnie, bez zgody biura. To warunek tego, żeby firma naprawdę pozostawała administratorem swoich danych. Zakończenie odbiera dostępy i nie usuwa niczego: dane zostają u firmy, razem z historią tego, co się w nich działo.
Nowy klient gotowy do pracy od pierwszego dnia
Firma wskazana jako wzorcowa jest szablonem dla kolejnych. Z niej przenoszą się do nowego klienta działy, stanowiska, typy umów, katalog szkoleń i szablony dokumentów, czyli to, co w każdym biurze i tak wygląda podobnie w każdej obsługiwanej firmie. Po wzorzec możesz sięgnąć także później, gdy dojdzie nowy dział albo nowy szablon, a to, co klient zdążył u siebie zmienić, zostaje jego.
Przenoszą się wyłącznie katalogi. Nigdy żadne dane osoby, żadna umowa i żadna kwota.
Każdy w zespole widzi tylko przypisane mu firmy
Bycie pracownikiem biura nie otwiera wszystkich firm. Przypisania są imienne: wskazujesz, kto obsługuje którego klienta, a osoba bez przypisania nie ma dostępu do niczego. Właściciel biura widzi wszystkich klientów, bo to on zawiera i kończy współpracę i to on za nią odpowiada.
Przypisania zmieniasz w obie strony i od razu. Gdy ktoś przestaje obsługiwać danego klienta albo odchodzi z zespołu, odebranie przypisania zamyka mu dostęp od ręki, więc odejście jednej osoby nie zostawia po sobie otwartych drzwi w kilkunastu firmach naraz.
Firma widzi, kto z biura wchodzi do jej danych
Każde wejście osoby z biura do danych klienta zostaje odnotowane w historii tej firmy. Odnotowane zostaje samo zajrzenie, nie tylko zmiana, a zapis powstaje po stronie firmy, nie biura: klient czyta go u siebie, kiedy zechce, i nie musi o niego prosić ani wierzyć nam na słowo.
Współpraca ma też swój przegląd. Kadrello przypomina firmie, żeby okresowo potwierdziła, że dostęp biura jest nadal aktualny, a potwierdzić może go wyłącznie firma. Przypomnienie nigdy nie zamyka dostępu z upływem terminu, bo dostęp wygasający w środku miesiąca zatrzymałby płace w połowie.
Jedna faktura i żadnego podwójnego liczenia
Biuro dostaje jeden rachunek za wszystkie firmy, które rozlicza. Plan dla biura wyceniamy indywidualnie, według liczby obsługiwanych firm i liczby pracowników w nich zatrudnionych.
Firma, która ma własny abonament Kadrello, zostaje na nim i nie wchodzi do rachunku biura, nawet jeśli obsługujesz ją na co dzień. Każda firma jest więc dokładnie na jednym rachunku. Liczba płatnych miejsc idzie za faktycznym stanem: przyjęcie klienta, zakończenie współpracy i wykupienie przez klienta własnego planu przeliczają rachunek same, bez zgłoszenia z Twojej strony.
Role RODO nazwane wprost
Pracownik obsługiwanej firmy ma prawo wiedzieć, kto przetwarza jego dane, a jego kadry prowadzi firma, z którą sam niczego nie podpisywał. Kadrello nazywa więc cały łańcuch: pracodawca jest administratorem, obsługujące go biuro podmiotem przetwarzającym, a Kadrello dalszym podmiotem przetwarzającym. Ten opis trafia do informacji wydawanej pracownikowi na jego żądanie oraz na ekran jego profilu.
Umowa powierzenia między firmą a biurem pozostaje sprawą tych dwóch stron. Kadrello jej nie zawiera i nie zastępuje.
Co dostaje biuro
Poza tym wszystkim, co Kadrello robi w pojedynczej firmie: kadrami, urlopami, czasem pracy, dokumentami i listą płac.
- Każdy klient jako osobna firma, bez wspólnych list i wspólnych raportów
- Przełączanie między firmami bez wylogowania, z zachowaniem otwartego ekranu
- Konsola biura ze stanem wszystkich klientów, zespołem i rozliczeniem
- Powiadomienie właścicieli biura o każdej decyzji klienta, bez zaglądania do konsoli
- Własna nazwa i NIP biura do poprawienia, a kod biura do wymiany w każdej chwili
- Zaproszenie po numerze NIP albo własny kod biura dla firm zgłaszających się same
- Zakres dostępu wybierany przez firmę, z rolą kadrową jako domyślną
- Zakończenie współpracy dostępne dla obu stron, a dla firmy także jednostronnie
- Firma wzorcowa zasilająca nowego klienta działami, stanowiskami, umowami, szkoleniami i szablonami
- Imienne przypisanie pracowników biura do obsługiwanych firm
- Historia wejść biura widoczna po stronie firmy
- Okresowe potwierdzanie współpracy przez firmę, bez wygaszania dostępu z dnia na dzień
- Jedna faktura za obsługiwane firmy, z pominięciem tych, które płacą same
- Łańcuch RODO nazwany w informacji dla pracownika i na jego profilu
Pytania biur
Czy dane firm klienckich są od siebie oddzielone?
Tak. Każdy klient jest w Kadrello osobną firmą z własną kartoteką, własnymi dokumentami i własną listą płac, a pracownicy dwóch klientów nigdzie nie stają obok siebie. Konsola biura pokazuje obraz portfela, czyli po stronie każdej firmy jej nazwę, liczbę pracowników, plan i stan współpracy, a nie to, co jest w kartotekach.
Jak zaczynamy współpracę z nową firmą?
Zapraszasz ją po numerze NIP, a administrator tej firmy przyjmuje zaproszenie u siebie w ustawieniach. Jeśli to firma zgłasza się do Ciebie, podajesz jej kod swojego biura, a zgłoszenie przyjmujesz w konsoli. Jeśli firmy jeszcze nie ma w Kadrello, możesz założyć ją sam i wtedy pracujesz w niej od razu. W każdym z tych wariantów zgodę wyraża druga strona, ta, która propozycji nie złożyła.
Co, gdy klient ma już własny abonament Kadrello?
Zostaje na nim. Obsługujesz go tak samo jak pozostałych, ale nie wchodzi do rachunku biura i nie zajmuje miejsca w Twoim planie. Firma, która kupiła wyższy plan niż Twój, zachowuje też jego zakres funkcji: obsługa przez biuro niczego jej nie obniża.
Czy firma może zakończyć współpracę bez naszej zgody?
Tak, w każdej chwili i samodzielnie. Zakończenie odbiera dostępy osobom z biura i nie usuwa żadnych danych ani historii. Ta jednostronność jest celowa: firma, która potrzebowałaby zgody swojego przetwarzającego, żeby go odwołać, nie sprawowałaby nad danymi kontroli, jakiej wymaga RODO.
Czy każdy w biurze widzi wszystkich klientów?
Nie. Pracownicy biura mają imienne przypisania do konkretnych firm i bez przypisania nie widzą żadnej. Pełen obraz ma właściciel biura, ponieważ to on zawiera i kończy współpracę oraz prowadzi zespół. Odebranie przypisania odbiera dostęp od razu.
Czy biuro musi mieć w Kadrello własną firmę?
Nie. Konto biura nie jest kolejną firmą kadrową: nie ma w nim kartoteki pracowników, umów ani listy płac. Znajdziesz w nim zespół biura, listę obsługiwanych firm i rozliczenie, a całą pracę kadrową wykonujesz w firmach klienckich, do których masz dostęp. Jeśli prowadzisz również własne kadry, Twoja firma jest w Kadrello po prostu jedną z firm.
Ile kosztuje plan dla biura?
Wyceniamy go indywidualnie, według liczby obsługiwanych firm i liczby pracowników w nich zatrudnionych, i wystawiamy jedną fakturę. Napisz do nas z tymi dwiema liczbami, a odeślemy wycenę.
Porozmawiajmy o Twoim biurze
Napisz, ile firm obsługujesz i ilu łącznie mają pracowników. Odeślemy wycenę i, jeśli zechcesz, pokażemy konsolę na przykładzie zbliżonym do Twojego portfela klientów.