Sygnaliści: wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodny z ustawą

Zgłaszający sam decyduje, czy zgłasza anonimowo. Przy zgłoszeniu anonimowym nie zapisujemy niczego, co wskazywałoby na jego tożsamość: ani konta, ani adresu e-mail, ani śladu w historii operacji, która w pozostałych modułach odnotowuje każdą czynność. Treść zgłoszenia i dane kontaktowe podane dobrowolnie są szyfrowane, tak samo jak PESEL czy numer rachunku. O nowym zgłoszeniu dowiadują się wyłącznie osoby wskazane do obsługi zgłoszeń. Przełożony zgłaszającego nie zobaczy ani powiadomienia, ani samej sprawy, chyba że sam został do tego wyznaczony.

Ustawa każe wskazać w procedurze bezstronną osobę albo jednostkę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, a do danych ze zgłoszeń dopuszcza wyłącznie osoby z upoważnieniem na piśmie. W Kadrello odpowiada temu lista, którą administrator układa z nazwisk pracowników: kto na niej jest, ten widzi rejestr i dostaje powiadomienie, a kto z niej zniknie, traci dostęp od tego samego momentu. Sama rola HR nie otwiera już modułu, więc osoba rozliczająca płace nie czyta zgłoszeń, jeżeli firma jej tego nie powierzyła. Dopóki lista jest pusta, zgłoszenia widzą administratorzy, żeby kanał nigdy nie został bez odbiorcy.

Każda zmiana listy zostaje w historii operacji z datą i nazwiskiem, bo to ona jest dowodem, komu pracodawca powierzył sprawy w danym okresie. Samych zgłoszeń historia operacji nadal nie dotyka, także wtedy, gdy czyta je osoba z listy: poufność zgłaszającego jest ważniejsza niż ślad po odczycie.

Każde zgłoszenie przyjęte kanałem opisanym w procedurze ma kategorię, datę wpływu, status oraz notatki osoby, która je rozpatruje, z datą i autorem. Notatki są wewnętrzne i nie trafiają do zgłaszającego. Autor notatki jest zapisany z imienia i nazwiska, więc historia sprawy pozostaje czytelna także wtedy, gdy odejdzie z firmy. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego wymaga ustawa, prowadzi się w ten sposób sam, bez zakładania osobnego zeszytu.